メールの特徴を知ろう！

基本は同じ

メールでも、文章を書くときの基本をおさえるのが最も重要です。つまり、次の3点ですね。

①結論から書く
②一文は短く、簡潔に
③分かりやすく伝える

これについて、例えば、①については「伝わる文章」の「型で書く」、②については「簡潔に書く」、③については「分かりやすく」をそれぞれ参考にしてください。

そのうえで、まずはメールの特徴を知ることです。

そうすれば、どんなときにメールというコミュニケーション・ツールが効果的なのかが分かります。

また、メールを送るとき、受けるとき、転送するとき、お詫びをするとき、断るときなど、それぞれのケースで、必要なマナーやルールもすんなりと分かってきます。

メールの長所と短所

では、メールの長所と短所を確認しましょう。

メールで困ったときには、この基本に立ち返ることが大切です。そうすれば、自ずと解決の糸口が見えてきます。

長所	短所
・すぐ相手に届く ・タイミングが自由。相手が不在でもＯＫ ・同時送信できる ・履歴が残る ・確認してから出せる	・事務的、素っ気ない ・反応が分からない ・微妙なニュアンスを伝えにくい ・時間、空間を共有しない(見ていないかも)

　こんなときはメールを使えるか？

では、ここで簡単なクイズです。

緊急時は、メールで連絡してもいいでしょうか。

ダメですよね。短所に、「時間、空間を共有していない（見ていないかも）」とあるように、相手が必ずしもＰＣの前にいる保証はないのです。

では、緊急時はどうするか？

電話が確実です。社内の相手なら、直接会いに行ってもいいでしょう。

もう１つクイズです。

相手にお詫びをしなければいけないとき、メールを使ってもいいでしょうか？

これもダメです。

こちらにミスがあったのに、メールで簡単に済ませるのは、失礼に当たる場合があります。 アポをとって対面または電話で対応してください。

もちろん、ケースによるので、軽微なミスなら、メールで構わないこともあります。

では、新規の重要な契約などの案件のときはどうでしょうか。

この場合も、メールだけで済ませるのではなく、一般には、アポをとって対面（あるいは、電話など）で話すなどの対応が普通ではないでしょうか。

というより、メールを送るだけで契約が取れるなんてことはありませんよね。

とにかく、メールを使いこなすには、特徴をしっかり頭に入れておくことが基本です。